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Arbeitszeiterfassung für Lehrer: Was gilt, was kommt, was du selbst tun kannst

Für fast alle Beschäftigten in Deutschland gilt inzwischen: Die Arbeitszeit muss erfasst werden. In den Schulen passiert das bis heute so gut wie nirgends. Dieser Ratgeber ordnet die Rechtslage ein, zeigt welches Bundesland gerade anfängt — und wie du deine eigenen Stunden dokumentierst, ohne dass es zur zweiten Aufgabe wird.

Die Rechtslage in drei Sätzen

Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof im viel zitierten „Stechuhr-Urteil“, dass die Mitgliedstaaten ein objektives und verlässliches System zur Messung der täglich geleisteten Arbeitszeit einführen müssen. Eine Frist nannte das Urteil nicht — und der deutsche Gesetzgeber ließ sich Zeit.

Im September 2022 zog das Bundesarbeitsgericht nach: Ein Grundsatzbeschluss übertrug die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auf das deutsche Recht, abgeleitet aus dem Arbeitsschutzgesetz. Seitdem ist die Erfassung nicht mehr eine Frage des Ob, sondern des Wie.

Was bis heute fehlt, ist die Umsetzung im Schuldienst. Lehrkräfte sind überwiegend verbeamtet und arbeiten in einem System, das die Arbeitszeit über das Deputat steuert statt über die Uhr. Genau deshalb hinkt die Praxis hier Jahre hinterher.

Was die Länder gerade machen

Bewegung gibt es trotzdem — und zwar seit dem Schuljahr 2026/27 zum ersten Mal sichtbar:

• Bremen startet ab August 2026 als erstes Bundesland eine echte digitale Arbeitszeiterfassung für Lehrkräfte. An neun Schulen in Bremen und Bremerhaven — Grundschulen, Oberschulen, Gymnasien und Willkommensschulen — dokumentieren die Kollegien ein Jahr lang ihre gesamte Arbeitszeit über eine iPad-App. Erfasst wird ausdrücklich auch das, was bisher unsichtbar blieb: Vorbereitung, Korrekturen, Elterngespräche, Pausenaufsichten.
• Berlin lässt seit einem Schuljahresbeginn mehrere tausend Lehrkräfte ihre Zeiten erheben.
• Sachsen hat eine Erhebung über ein komplettes Schuljahr mit rund 4.100 Lehrkräften und 410 Schulleitungen aufgesetzt.

Das sind Erhebungen und Pilotprojekte, keine flächendeckende Pflicht. Aber sie erzeugen zum ersten Mal belastbare Zahlen — und Zahlen sind das, woran es der Debatte bisher gefehlt hat.

Warum du nicht auf dein Bundesland warten musst

Bis die Erfassung an deiner Schule ankommt, können Jahre vergehen. Deine eigenen Zahlen kannst du aber heute schon haben — und die sind aus drei Gründen nützlich:

• Du weißt, wo die Zeit hingeht. Die meisten Lehrkräfte unterschätzen die Korrektur- und Verwaltungsanteile deutlich, weil sie in vielen kleinen Portionen anfallen.
• Du kannst über Belastung reden, ohne zu schätzen. „Ich habe das Gefühl, es ist zu viel“ ist ein Gefühl. „Ich lag im letzten Schuljahr 230 Stunden über meinem Soll“ ist eine Zahl.
• Du siehst Anträge auf Entlastung anders. Altersermäßigung, Deputatsreduzierung, Aufgabenverteilung im Kollegium — überall hilft eine Dokumentation.

Was überhaupt zur Arbeitszeit zählt

Nicht nur der Unterricht. Als Faustregel gilt, dass die reine Unterrichtszeit je nach Schulart etwa 35 bis 45 Prozent der tatsächlichen Arbeitszeit ausmacht. Zur Arbeitszeit gehören außerdem:

• Vor- und Nachbereitung des Unterrichts, Materialerstellung
• Korrekturen, Leistungsbewertung, Zeugnisse
• Konferenzen, Dienstbesprechungen, Fachschaftsarbeit
• Elterngespräche, Elternabende, Sprechtage
• Pausenaufsichten, Vertretungsstunden
• Klassenfahrten, Wandertage, Projekttage
• Verwaltung, Schulentwicklung, Gremienarbeit
• Fortbildung

Wer nur den Unterricht mitschreibt, misst den kleineren Teil seiner Arbeit.

Erfassen, ohne dass es zur zweiten Aufgabe wird

Der häufigste Grund, warum Zeiterfassung im Schulalltag scheitert: Sie erzeugt selbst Arbeit. Wer abends noch aufschreiben soll, was tagsüber war, hört nach zwei Wochen auf. Der Ausweg ist, den größten Block gar nicht erst von Hand einzutragen:

1. Stundenplan einmal hinterlegen Unterrichtsstunden und Pausenaufsichten in ein Wochenraster tippen — einmal pro Halbjahr, danach nie wieder.
2. Den Rest automatisch laufen lassen An jedem Schultag werden diese Stunden von selbst erfasst. Ferien und Feiertage deines Bundeslandes bleiben ausgenommen, ohne dass du daran denken musst.
3. Für alles andere einen Timer starten Korrekturstapel, Vorbereitung, Elterngespräch: Timer an, Timer aus. Er läuft auf dem Sperrbildschirm weiter, du musst die App nicht offen lassen.
4. Vergessenes nachtragen Die Konferenz von gestern ergänzt du in zwanzig Sekunden mit Datum und Dauer.
5. Am Schuljahresende hinsehen Soll-Stunden deiner Stelle gegen die tatsächlich erfassten — plus die Verteilung nach Kategorien, die meistens am meisten überrascht.

Und der Datenschutz?

Bei einer dienstlichen Erfassung ist die Frage berechtigt, wer die Daten sieht. Bei einer privaten Dokumentation für dich selbst entfällt sie — sofern die App die Daten auch wirklich bei dir lässt. Achte darauf, dass keine Anmeldung nötig ist, kein Konto angelegt wird und die Daten höchstens in deiner eigenen iCloud liegen, nicht auf dem Server eines Anbieters.

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Häufige Fragen